Protection des fonds des clients sous PSD2 : exigences clés pour les EMI

PSD2 fixe le cadre de cette organisation, tandis que la directive sur la monnaie électronique prévoit des dispositions supplémentaires pour les entreprises qui émettent cette monnaie. Ensemble, ces règles définissent comment un établissement de monnaie électronique (EMI) doit détenir, suivre et comptabiliser l’argent de ses utilisateurs.

PSD2 fixe le cadre de cette organisation, tandis que la directive sur la monnaie électronique prévoit des dispositions supplémentaires pour les entreprises qui émettent cette monnaie. Ensemble, ces règles définissent comment un établissement de monnaie électronique (EMI) doit détenir, suivre et comptabiliser l’argent de ses utilisateurs.

Le fonctionnement pratique demande une attention particulière. Un EMI a besoin de comptes fiables, d’écritures exactes et de contrôles réguliers capables de repérer rapidement les écarts. Ces contrôles doivent rester efficaces dans l’activité courante comme lors d’une hausse des volumes de transactions ou d’une perturbation importante.

Principales obligations de la directive sur les services de paiement 2 (PSD2) pour protéger les fonds des clients

PSD2 définit les règles applicables aux fonds reçus par les entreprises dans le cadre de transactions de paiement. Les EMI doivent aussi respecter la directive sur la monnaie électronique lorsque les dispositions pertinentes ne figurent pas dans PSD2.

Ces questions se posent également lors d’une demande visant à obtenir une licence AEMI en vue d’une vente. Le demandeur doit montrer qu’il a déjà prévu des modalités adaptées pour gérer l’argent des utilisateurs et que les procédures proposées pourront fonctionner dès le début de l’activité.

Le principe est simple : l’argent des utilisateurs doit rester distinct des ressources propres de l’entreprise et ne doit pas servir à payer ses dépenses courantes ou d’autres obligations sans rapport.

Un EMI doit prévoir des procédures pour :

• identifier les sommes reçues des utilisateurs ;
• calculer les montants à placer sous le dispositif de protection applicable ;
• tenir des comptes adaptés ou utiliser un autre mécanisme autorisé ;
• rapprocher les écritures comptables des relevés externes ;
• examiner rapidement les écarts ;
• contrôler l’accès aux comptes contenant les fonds des utilisateurs ;
• conserver les preuves des contrôles et des mesures correctives.

La mise en œuvre exacte dépend de l’activité de l’entreprise et des règles appliquées par l’autorité nationale compétente. Un EMI doit toutefois pouvoir expliquer le fonctionnement de ses dispositifs et préciser qui est responsable de chaque tâche.

Méthodes de séparation : distinguer les comptes d’exploitation des comptes de protection

Une méthode courante consiste à tenir des comptes distincts selon leur usage. L’un peut servir à régler les salaires, les dépenses technologiques, les honoraires professionnels et les autres frais de l’EMI. Un autre est réservé aux sommes appartenant aux utilisateurs.

La distinction doit apparaître dans la comptabilité comme dans la structure des comptes. Quiconque examine les écritures devrait pouvoir déterminer quelles sommes reviennent aux utilisateurs sans reconstituer les chiffres à partir de nombreuses transactions sans rapport entre elles.

Un dispositif bien conçu précise également qui peut accéder à ces comptes et dans quelles circonstances des virements peuvent être effectués.

Les procédures de l’entreprise devraient répondre aux questions suivantes :

• Qui peut initier un virement ?
• Qui doit l’approuver ?
• Comment les sommes entrantes sont-elles identifiées ?
• Quand le solde requis est-il calculé ?
• Qui effectue le rapprochement ?
• Comment les écarts sont-ils signalés à l’échelon supérieur ?

L’accès doit être limité au personnel autorisé. Pour les virements importants, une double approbation peut ajouter un contrôle. Les droits d’accès doivent aussi être réexaminés quand les responsabilités changent.

Une structure de comptes claire facilite la gestion quotidienne et réduit le risque de confondre l’argent des utilisateurs avec les ressources propres de l’entreprise.

Établissements de crédit admissibles et assurances possibles pour protéger les fonds

PSD2 autorise plusieurs façons de gérer l’argent confié à un EMI par ses utilisateurs. Il peut, par exemple, déposer les fonds auprès d’un établissement de crédit admissible sur un compte de paiement réservé à cet usage.

Avant de confier les fonds des clients à un tiers, l’EMI doit en évaluer l’adéquation. Il examinera notamment sa réputation, sa situation financière, les conditions du compte et sa capacité à fournir des relevés exacts.

Une assurance ou une garantie comparable peut aussi être possible, si le cadre applicable l’autorise. Cette option exige une évaluation attentive : la protection réelle dépend des conditions du contrat.

Avant de retenir une solution fondée sur l’assurance, un EMI devrait examiner :

• la solidité financière de l’assureur ;
• le montant couvert ;
• les exclusions et les limites ;
• la durée du contrat ;
• les événements ouvrant droit à indemnisation ;
• la procédure de déclaration d’un sinistre ;
• le délai nécessaire au versement ;
• la conformité du dispositif aux règles applicables.

Le prix ne doit pas être le seul critère. Une solution moins chère peut être peu utile si des exclusions importantes empêchent de récupérer les fonds lorsque l’EMI rencontre de graves difficultés.

Rapprochements réguliers et vérification par l’audit interne

Détenir des fonds sur le bon compte ne prouve pas, à lui seul, que le montant protégé est exact. Un EMI doit aussi rapprocher ses écritures des sommes réellement disponibles dans le dispositif choisi.

Ce rapprochement permet de repérer les écarts avant qu’ils ne deviennent plus difficiles à résoudre.

Une procédure adaptée doit préciser :

• Date du calcul : à quel moment les soldes concernés sont déterminés.
• Sources des données : quels systèmes comptables et relevés sont utilisés.
• Responsables : qui effectue la comparaison.
• Traitement des exceptions : ce qui se passe si les montants ne correspondent pas.
• Conservation des documents : quelles preuves sont gardées après le contrôle.

L’audit ajoute un autre niveau de surveillance. Un contrôle indépendant peut examiner les calculs, les relevés de compte, les transactions, les droits d’accès et le traitement des écarts précédemment relevés.

Ce type de vérification est utile, car des procédures écrites ne montrent pas nécessairement comment le travail se fait en pratique.

Responsabilités réglementaires et protection en cas d’insolvabilité de l’établissement

Lorsque l’argent des clients est identifié et qu’un dispositif adapté est en place, il ne doit pas être traité comme les biens propres de l’entreprise.

Cette distinction compte pour les professionnels chargés de l’insolvabilité, qui doivent établir quelles sommes appartiennent aux clients et lesquelles appartiennent à l’entreprise.

Des écritures insuffisantes leur compliquent la tâche. Si les fonds ont été mélangés ou si l’EMI ne peut pas prouver quelles sommes reviennent aux clients, déterminer les montants à restituer peut demander plus de temps et de ressources.

Une mauvaise connaissance des règles applicables peut aussi entraîner une intervention du régulateur et d’autres conséquences. Leur nature exacte dépend des circonstances et du cadre national dont relève l’EMI.

Les dispositifs doivent donc être envisagés sous l’angle de l’insolvabilité, autant que pour l’activité normale. L’entreprise doit savoir comment les fonds des utilisateurs seraient identifiés et traités si elle cessait ses activités courantes.

Bonnes pratiques pour respecter en permanence les règles de protection des fonds

Une méthode efficace doit faire partie du travail quotidien des équipes comptables et de trésorerie. Le personnel concerné doit savoir quoi vérifier, quand effectuer le contrôle et comment traiter les incohérences.

Une comptabilité lisible, des rapprochements réguliers et des accès limités aident à bien gérer l’argent des utilisateurs. Les droits d’accès doivent être revus quand les fonctions changent ; tout problème doit être examiné rapidement et consigné clairement.

Des contrôles indépendants ponctuels peuvent révéler des faiblesses que les vérifications habituelles ne détectent pas. Les EMI peuvent également réévaluer leurs accords avec les établissements de crédit, les assureurs ou les fournisseurs de garanties, et s’assurer que leurs procédures restent applicables en cas de panne informatique, d’absence de personnel ou d’autre imprévu.

Les relevés, les calculs, les résultats des rapprochements et les rapports d’enquête utiles doivent être conservés de façon ordonnée pour faciliter les vérifications futures.

Évolution réglementaire. En 2026, PSD2 et EMD2 restent pertinentes pour le cadre actuel de protection des fonds. L’UE avance toutefois vers le nouveau dispositif PSD3 et le règlement sur les services de paiement (PSR). Les EMI et les établissements de paiement devraient donc suivre l’adoption définitive des textes et les dispositions transitoires, puisque le nouveau régime est destiné à remplacer l’architecture PSD2/EMD2.