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PSD2 establece el marco para proteger estos fondos, mientras que la Directiva sobre dinero electrónico añade disposiciones aplicables a las entidades de ese sector. Juntas, estas normas determinan cómo debe una entidad de dinero electrónico mantener, supervisar y contabilizar el dinero de sus usuarios.
PSD2 establece el marco para proteger estos fondos, mientras que la Directiva sobre dinero electrónico añade disposiciones aplicables a las entidades de ese sector. Juntas, estas normas determinan cómo debe una entidad de dinero electrónico mantener, supervisar y contabilizar el dinero de sus usuarios.
La aplicación práctica merece especial atención. La entidad necesita cuentas organizadas de forma fiable, registros precisos y comprobaciones periódicas que permitan detectar pronto las discrepancias. Esos controles deben seguir funcionando tanto en condiciones habituales como durante aumentos del volumen de operaciones o interrupciones importantes.
Obligaciones principales de la Segunda Directiva de Servicios de Pago (PSD2) para proteger los fondos de clientes
PSD2 establece normas para el dinero que las empresas reciben a través de operaciones de pago. Las entidades de dinero electrónico también deben cumplir la Directiva sobre dinero electrónico cuando las disposiciones pertinentes no estén incluidas en PSD2.
Estas cuestiones también importan durante una solicitud si se pretende obtener una licencia AEMI para la venta. El solicitante debe demostrar que ya ha previsto mecanismos adecuados para gestionar el dinero de los usuarios y que los procedimientos propuestos podrán funcionar cuando empiece a prestar servicios.
La idea principal es sencilla: el dinero de los usuarios debe distinguirse de los recursos propios de la empresa y no debe destinarse a pagar sus gastos ordinarios ni obligaciones ajenas.
Una entidad de dinero electrónico debe contar con mecanismos para:
- identificar los importes recibidos de los usuarios;
- calcular las sumas sujetas al mecanismo de protección aplicable;
- mantener las cuentas apropiadas u otro mecanismo permitido;
- comparar los registros contables con los extractos externos;
- investigar sin demora las discrepancias;
- controlar el acceso a las cuentas que contienen dinero de usuarios;
- conservar pruebas de las comprobaciones y medidas correctivas.
La forma concreta de aplicar estos mecanismos depende de la actividad de la empresa y de las normas que utilice la autoridad del país correspondiente. En cualquier caso, la entidad debe poder explicar cómo funcionan sus mecanismos y quién responde por cada tarea.
| Área | Qué debe abordar la entidad |
|---|---|
| Dinero de usuarios | Identificarlo claramente y mantenerlo separado de los recursos propios |
| Estructura de cuentas | Disponer cuentas que permitan distinguir los importes protegidos |
| Método de protección | Cuenta autorizada, seguro o mecanismo comparable permitido |
| Conciliación | Comparar periódicamente los registros con los importes realmente mantenidos |
| Control de acceso | Acceso autorizado y procedimientos de aprobación adecuados |
| Discrepancias | Investigarlas y corregirlas sin demora |
| Auditoría | Comprobar de forma independiente los cálculos y procedimientos |
| Insolvencia | Establecer mecanismos que ayuden a identificar y devolver el dinero de los usuarios |
Separación de cuentas operativas y cuentas de protección de fondos
Una práctica habitual es mantener cuentas distintas para fines diferentes. Una puede utilizarse para salarios, tecnología, honorarios profesionales y otros gastos de la entidad. Otra se reserva para los importes pertenecientes a los usuarios.
La distinción debe existir tanto en los registros contables como en la estructura de cuentas. Quien revise los registros debería poder determinar qué importes corresponden a los usuarios sin reconstruir las cifras a partir de muchas operaciones ajenas entre sí.
Un sistema bien diseñado también debe definir quién puede acceder a las cuentas y en qué circunstancias pueden hacerse transferencias.
Los procedimientos de la empresa deben responder a preguntas como estas:
- ¿Quién puede iniciar una transferencia?
- ¿Quién debe aprobarla?
- ¿Cómo se identifican los importes recibidos?
- ¿Cuándo se calcula el saldo exigido?
- ¿Quién realiza la conciliación?
- ¿Cómo se comunican las discrepancias?
El acceso debe limitarse al personal autorizado. Para transferencias grandes, exigir dos aprobaciones puede añadir una capa de control. Los permisos de los usuarios internos también deben revisarse cuando cambian las responsabilidades.
Una estructura de cuentas clara facilita la gestión cotidiana y reduce el riesgo de confundir el dinero de los usuarios con los recursos propios de la empresa.
Entidades de crédito elegibles y opciones de seguro para proteger los fondos
PSD2 permite varias formas de gestionar el dinero entregado por los usuarios a la entidad. Por ejemplo, puede depositarse en una entidad de crédito elegible mediante una cuenta de pago destinada exclusivamente a ese fin.
Antes de contratar a terceros para mantener los fondos de clientes, la entidad debe evaluar si son adecuados. Entre otros aspectos, debe examinar su reputación, situación financiera, condiciones de las cuentas y capacidad para proporcionar extractos exactos.
Otra posibilidad es contratar un seguro o una garantía comparable, si el marco aplicable lo permite. Esta opción exige una evaluación cuidadosa: el valor práctico de la póliza depende de sus condiciones.
Antes de confiar en un mecanismo basado en seguros, la entidad debe considerar:
- la solvencia de la aseguradora;
- el importe cubierto;
- las exclusiones y limitaciones;
- la vigencia de la póliza;
- los hechos que permiten reclamar;
- el procedimiento de reclamación;
- el tiempo necesario para recibir el pago;
- si el mecanismo cumple las normas aplicables.
El precio no debe ser el único criterio. Un mecanismo más barato puede servir de poco si sus exclusiones impiden recuperar los fondos cuando la entidad atraviesa dificultades graves.
Conciliaciones periódicas y comprobaciones de auditoría interna
Tener dinero en la cuenta apropiada no demuestra, por sí solo, que se mantenga la cantidad correcta. La entidad también debe comparar sus registros con los importes realmente disponibles bajo el mecanismo elegido.
Este proceso, denominado conciliación, permite identificar discrepancias antes de que resulte más difícil resolverlas.
Un procedimiento adecuado debe establecer:
- Momento del cálculo: cuándo se determinan los saldos pertinentes.
- Fuentes de datos: qué sistemas contables y extractos se utilizan.
- Personal responsable: quién hace la comparación.
- Gestión de excepciones: qué ocurre si las cifras no coinciden.
- Conservación de registros: qué pruebas se guardan después de la comprobación.
La auditoría añade otra capa de supervisión. Una revisión independiente puede examinar los cálculos, extractos de cuentas, registros de operaciones, permisos de acceso y tratamiento de discrepancias anteriores.
Estas pruebas son útiles porque los procedimientos escritos no siempre muestran cómo funciona un proceso en la práctica.
Responsabilidades regulatorias y protección ante la insolvencia de la entidad
Si se ha identificado el dinero de los clientes y se ha establecido el mecanismo adecuado, esos fondos no deberían tratarse igual que los bienes propios de la empresa.
La diferencia importa a los profesionales encargados de una insolvencia, que deben decidir qué pertenece a los clientes y qué forma parte del patrimonio de la empresa.
Unos registros deficientes dificultan mucho esa tarea. Si los fondos se han mezclado, o si la entidad no puede demostrar qué importes pertenecen a los clientes, determinar cuánto debe devolverse puede exigir más tiempo y recursos.
El desconocimiento de las normas aplicables también puede dar lugar a medidas supervisoras y otras consecuencias. El resultado concreto depende de las circunstancias y del marco nacional aplicable a la entidad.
Por eso los mecanismos deben evaluarse tanto para el funcionamiento ordinario como ante una eventual insolvencia. La empresa debe saber cómo se identificaría y trataría el dinero de los usuarios si su actividad normal se detuviera.
Buenas prácticas para cumplir de forma continua las normas de protección de fondos
El sistema debe integrarse en las tareas diarias de contabilidad y tesorería. El personal encargado ha de saber qué comprobar, cuándo hacerlo y cómo resolver las inconsistencias.
Una contabilidad clara, conciliaciones periódicas y acceso restringido ayudan a gestionar adecuadamente el dinero de los usuarios. Los permisos deben revisarse cuando cambian las funciones; cualquier incidencia debe investigarse y documentarse con claridad y sin demora.
Las comprobaciones independientes ocasionales permiten detectar puntos débiles que las revisiones habituales pueden pasar por alto. Además, las entidades pueden reevaluar sus acuerdos con entidades de crédito, aseguradoras o proveedores de garantías y comprobar que los procedimientos siguen funcionando durante fallos de sistemas, ausencias de personal u otros imprevistos.
Los extractos, cálculos, resultados de conciliaciones e informes de investigación pertinentes deben conservarse de forma ordenada para facilitar futuras evaluaciones.
Perspectiva regulatoria. En 2026, PSD2 y EMD2 siguen formando parte del marco de protección de fondos vigente. Sin embargo, la UE avanza hacia un nuevo marco basado en PSD3 y el Reglamento de Servicios de Pago (PSR). Las entidades de dinero electrónico y las entidades de pago deben seguir la aprobación definitiva y las disposiciones transitorias, pues se prevé que el nuevo régimen sustituya la estructura actual de PSD2 y EMD2.
