Proteção dos fundos dos clientes sob a PSD2: principais requisitos para instituições de moeda eletrônica

A PSD2 estabelece as bases desse arranjo, enquanto disposições adicionais da Diretiva de Moeda Eletrônica se aplicam às empresas do setor. Juntas, essas regras definem como uma instituição de moeda eletrônica deve manter, monitorar e contabilizar o dinheiro de seus usuários.

A PSD2 estabelece as bases desse arranjo, enquanto disposições adicionais da Diretiva de Moeda Eletrônica se aplicam às empresas do setor. Juntas, essas regras definem como uma instituição de moeda eletrônica deve manter, monitorar e contabilizar o dinheiro de seus usuários.

A aplicação prática merece atenção especial. Uma instituição de moeda eletrônica precisa de contas adequadas, registros precisos e verificações regulares capazes de identificar divergências cedo. Esses controles devem funcionar tanto nas operações normais quanto em períodos de maior volume de transações ou de interrupções importantes.

Principais exigências da Diretiva de Serviços de Pagamento 2 (PSD2) para proteger fundos de clientes

A PSD2 estabelece regras para valores recebidos por empresas em transações de pagamento. As instituições de moeda eletrônica também devem cumprir a Diretiva de Moeda Eletrônica quando as disposições relevantes não estiverem previstas na PSD2.

Essas questões também são relevantes numa solicitação de licença AEMI para venda. O requerente precisa demonstrar que já planejou mecanismos adequados para tratar o dinheiro dos usuários e que os procedimentos propostos poderão funcionar quando a empresa começar a prestar serviços.

A ideia principal é simples: o dinheiro dos usuários deve permanecer identificável e separado dos recursos próprios da empresa, sem ser usado para pagar suas despesas comuns ou obrigações não relacionadas.

Uma instituição de moeda eletrônica deve ter procedimentos para:

• identificar os valores recebidos dos usuários;
• calcular as quantias sujeitas ao mecanismo de proteção aplicável;
• manter contas apropriadas ou outro mecanismo permitido;
• comparar registros contábeis com extratos externos;
• investigar divergências prontamente;
• controlar o acesso às contas que contêm dinheiro dos usuários;
• guardar provas das verificações e medidas corretivas.

A forma concreta de implementação depende da atividade da empresa e das regras aplicadas pela autoridade do país em questão. Ainda assim, espera-se que a instituição consiga explicar como funcionam seus procedimentos e quem é responsável por cada função.

Métodos de segregação: separar contas operacionais das contas protegidas

Uma abordagem comum é manter contas distintas para finalidades diferentes. Uma conta pode cobrir salários, custos de tecnologia, honorários profissionais e outras despesas da instituição. Outra fica destinada aos valores pertencentes aos usuários.

Essa separação deve aparecer tanto nos registros contábeis quanto na estrutura de contas. Quem examinar os registros deve conseguir identificar os valores dos usuários sem reconstruir os números a partir de muitas transações sem relação entre si.

Um arranjo bem definido também deve estabelecer quem pode acessar essas contas e em quais circunstâncias transferências são permitidas.

Os procedimentos da empresa devem responder a perguntas como:

• Quem pode iniciar uma transferência?
• Quem deve aprová-la?
• Como são identificados os valores recebidos?
• Quando é calculado o saldo exigido?
• Quem faz a conciliação?
• Como as divergências são encaminhadas?

O acesso deve ser limitado a pessoas autorizadas. Para transferências maiores, uma dupla aprovação pode acrescentar uma camada de controle. As permissões também devem ser revistas sempre que as responsabilidades mudarem.

Uma estrutura clara de contas facilita a administração diária e reduz o risco de confundir o dinheiro dos usuários com os recursos da empresa.

Instituições de crédito elegíveis e opções de seguro para proteger os fundos

A PSD2 permite diferentes formas de tratar o dinheiro entregue pelos usuários à instituição de moeda eletrônica. Uma possibilidade, por exemplo, é depositá-lo em uma instituição de crédito elegível, numa conta de pagamento usada exclusivamente para essa finalidade.

Antes de contratar terceiros para manter os fundos dos clientes, a instituição deve avaliar se essas entidades são adequadas. Isso inclui examinar reputação, situação financeira, condições das contas e capacidade de fornecer extratos precisos.

Outra possibilidade pode ser uma apólice de seguro ou garantia comparável, quando permitida pelo regime aplicável. Essa opção exige análise cuidadosa, pois a utilidade prática da apólice depende de suas condições.

Antes de confiar em um arranjo baseado em seguro, a instituição deve considerar:

• a solidez financeira da seguradora;
• o valor coberto;
• exclusões e limitações;
• o prazo da apólice;
• os eventos que podem dar origem a uma indenização;
• os procedimentos para apresentar uma solicitação;
• o tempo necessário para o pagamento;
• se o arranjo atende às regras aplicáveis.

O preço não deve ser o único critério. Uma opção mais barata pode ter pouca utilidade se exclusões importantes impedirem a recuperação dos valores quando a instituição enfrentar dificuldades graves.

Conciliação regular e verificação por auditoria interna

Manter o dinheiro na conta apropriada não demonstra, por si só, que o valor correto está protegido. A instituição também precisa comparar seus registros com as quantias efetivamente disponíveis no mecanismo escolhido.

Esse processo, geralmente chamado de conciliação, permite identificar divergências antes que fiquem mais difíceis de resolver.

Um procedimento adequado deve definir:

• Momento do cálculo — quando os saldos relevantes são determinados.
• Fontes de dados — quais sistemas contábeis e extratos são usados.
• Responsáveis — quem realiza a comparação.
• Tratamento de exceções — o que fazer quando os valores não coincidem.
• Manutenção de registros — quais evidências são guardadas após a verificação.

A auditoria acrescenta outra camada de supervisão. Uma análise independente pode examinar cálculos, extratos bancários, registros de transações, permissões de acesso e o tratamento dado a divergências anteriores.

Esse tipo de teste é útil porque procedimentos escritos nem sempre mostram como o processo funciona na prática.

Responsabilidades regulatórias e proteção em caso de insolvência da instituição

Quando os valores dos clientes estão identificados e devidamente protegidos, não devem ser tratados da mesma forma que o patrimônio próprio da empresa.

Essa diferença é importante para os profissionais encarregados de uma insolvência, que precisam determinar o que pertence aos clientes e o que integra o patrimônio da empresa.

Registros deficientes tornam a tarefa muito mais difícil. Se os valores foram misturados ou a instituição não consegue comprovar quais quantias pertencem aos clientes, determinar os montantes a devolver pode exigir mais tempo e recursos.

Além disso, o desconhecimento das regras aplicáveis pode resultar em medidas de supervisão e outras consequências. O resultado exato depende das circunstâncias e do regime nacional aplicável à instituição.

Por isso, os arranjos devem ser avaliados também sob a perspectiva de uma possível insolvência, não apenas durante as operações normais. A empresa deve saber como o dinheiro dos usuários seria identificado e tratado caso a atividade habitual fosse interrompida.

Boas práticas para manter a conformidade com as regras de proteção de fundos

Uma abordagem eficaz precisa fazer parte da rotina de contabilidade e tesouraria. Os profissionais dessas áreas devem saber o que verificar, quando fazê-lo e como tratar inconsistências.

Uma estrutura contábil transparente, conciliações regulares e acesso restrito ajudam a proteger o dinheiro dos usuários. As permissões devem ser revistas quando as funções mudarem, e qualquer problema deve ser investigado e documentado de forma clara e rápida.

Testes independentes periódicos podem identificar fragilidades que escapam às verificações de rotina. As instituições também podem reavaliar os arranjos com bancos, seguradoras ou prestadores de garantias e confirmar que os procedimentos continuam viáveis durante falhas de sistemas, ausências de funcionários ou outros imprevistos.

Extratos, cálculos, resultados das conciliações e relatórios de investigação devem ser organizados para facilitar avaliações futuras.

Perspectiva regulatória. Em 2026, a PSD2 e a EMD2 continuam relevantes para o regime atual de proteção de fundos. No entanto, a União Europeia avança na direção de um novo quadro formado pela PSD3 e pelo Regulamento de Serviços de Pagamento (PSR). Por isso, instituições de moeda eletrônica e de pagamento devem acompanhar a aprovação definitiva e as regras de transição, já que o novo regime pretende substituir a estrutura existente da PSD2/EMD2.